Diakonie si z šesti různých systémů pro podporu centrální správy dokumentů s řízením pomocí workflow vybrala cloudové řešení DMS eDoCat od společnosti Onlio.
Nasazení nového systému předcházela podrobná analýza potřeb, která ukázala smysluplnost očekávaných funkcionalit a odhalila potenciál pro další zefektivnění práce diakonie pomocí postupů přizpůsobených potřebám konkrétních skupin zaměstnanců. Celý proces od závazné objednávky po zahájení ostrého provozu přitom trval pouhé jedno čtvrtletí. Prostřednictvím nového řešení nyní s dokumenty pracuje přes čtyři sta uživatelů z celé diakonie, asi čtvrtina z nich každodenně. DMS si přitom musí poradit s velkým množstvím dat - v polovině roku 2017 šlo o několik stovek tisíc.
Mezi hlavní přínosy DMS patří komplexní podpora sdílení, evidence a řízení všech dokumentů v rámci celé diakonie, od úseku ředitelství až po organizační jednotky. Běžní uživatelé oceňují intuitivnost ovládání i pokročilé fulltextové vyhledávání, jehož součástí je i našeptávač umožňující přechod k dokumentu bez nutnosti dokončit celé vyhledávání. Hledání lze také omezit na třídu obsahu a snížit tak množství zobrazovaných výsledků. Uživatelské rozhraní je velmi rychlé a k provedení jakékoli operace stačí pár kliknutí myší. Díky cloudové podobě je DMS eDoCat zcela nezávislý na informační architektuře diakonie. Za pozornost stojí i krátká doba návratnosti investic, která v případě Diakonie ČCE nepřesáhla horizont jednoho roku a je kladně ovlivněna i vysokými časovými úsporami při provádění běžných činností - ročně díky DMS eDoCat uživatelé ušetří zhruba 800 hodin svého produktivního času.
Onlio
