Podnikové správě obsahu dnes slouží více aplikací a služeb

Podnikové informační systémy pro správu obsahu neboli ECM − enterprise content management se vyznačují velmi širokou paletou funkcionalit a vysokou mírou komplexnosti, s níž prostupují organizaci, v níž byly nasazeny. Primárně slouží k tvorbě, ukládání, distribuci, vyhledávání, archivaci a řízení work flow tzv. nestrukturovaného obsahu. Posledním uvedeným termínem oboroví analytici označují v prvé řadě zdigitalizované papírové předlohy, zprávy elektronické pošty, běžné kancelářské dokumenty, nejrůznější obrazové podklady či elektronické tiskoviny.

Systémy ECM pečují nejen o životní cyklus svěřeného obsahu, ale obvykle disponují také analytickými funkcemi, jež zkoumají jeho využití. Tím přímo zvyšují efektivitu a produktivitu práce. Uživatelé totiž, v ideálním případě, získají přístup k relevantním informacím, v potřebném čase a na odpovídajícím místě.

Obecné výhody systémů pro správu obsahu komentuje Martin Duchek, manažer projektových týmů ve společnosti S&T CZ PilsCom: "Hlavní přínosy nasazení systémů ECM/DMS jsou dva. Prvním je optimalizace procesů nakládání s dokumenty v prostředí organizace, kde se předpokládá úspora nákladů na lidské zdroje. Druhým důvodem je snaha zabránit ztrátě informací o dokumentu či dokumentu samotného. Kromě toho se pomocí DMS v rámci organizace významně zpřehlední procesy a dostanou jasné hranice. Tomu předchází hlubší analýza procesů při nakládání s dokumenty, která určí, na které procesy je třeba se zaměřit a jak jsou vzájemně provázané."

Způsob, jakým dnes organizace využívají generovaný obsah, se v průběhu let významně změnil. Na tuto skutečnost zareagovali analytici společnosti Gartner a před třemi lety se rozhodli termín enterprise content management, jehož obsahovou náplň do té doby sledovali jako svébytnou tržní kategorii, opustit. Jejich nové pojetí zohlednilo právě aspekty komplexnosti a spolupráce. Nezměnil se ale pouze způsob využití obsahu v organizacích. Mnoho aplikací a služeb postupně nebo již v době vzniku rozšířilo své funkční pokrytí o vlastnosti, jež tradičně patřily do domény ECM. Jako příklad analytici uvádějí služby pro sdílení souborů, nástroje pro spolupráci nebo pro řízení podnikových procesů.

Obsah považují analytici za kritické podnikové aktivum, jež je mimo jiné úzce napojeno na organizaci interních procesů a získávání cenných informací o vlastním byznysu. Jako takový má jeho správu zajišťovat celá řada služeb, které ovšem primárně slouží jinému účelu. Jejich koordinované nasazení v podniku sladí dostupnost a využití obsahu ze strany uživatelů, systémů a aplikací. Z těchto myšlenkových pochodů se zrodil nový termín a nová analytická tržní kategorie, jež nese označení content services platform (CSP) neboli obsahové služby.

Evoluční redefinice segmentu

Samotný trh terminologická a definiční obměna výrazně nepozměnila. Zaregistrovali ji samozřejmě výrobci systémů ECM a jejich marketingová oddělení. Nejspíše již dříve sami zaznamenali stupňující se konkurenční tlak různých služeb a aplikací, které získaly větší vliv na životní cyklus podnikového obsahu. Jak ale dodávají analytici společnosti Deep Analysis, trh ECM možná prochází jistou krizí identity a obdobím významnějších změn, stále však zůstává žádaným a rostoucím segmentem.